Persönliche Assistenz des Vorstands

Van der Valk ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Wurzeln in den Niederlanden – und das bereits seit 1929. Heute sind wir international erfolgreich tätig, mit Standorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, Spanien und in der Karibik.

In Deutschland ist Van der Valk seit 1986 aktiv und betreibt aktuell fünf Hotels, zwei Ferienresorts, zwei Skihallen, einen Golfplatz sowie eine Wasserski-Anlage. Ergänzt wird unser Portfolio durch drei Kliniken, die auf die Behandlung psychosomatischer Erkrankungen spezialisiert sind – ein wichtiger Bestandteil unseres Engagements im Bereich Gesundheit und Wellbeing.

Was uns auszeichnet? Eine offene, herzliche Atmosphäre, in der Teamgeist großgeschrieben wird, und die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln. Ob in der Hotellerie, im Freizeitbereich oder im Gesundheitswesen – wir geben jeden Tag unser Bestes für unsere Gäste und für unser Team.

Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

1.Persönliche Assistenz für ein Vorstandsmitglied

Geschäftliche Unterstützung

Organisations- und Projektunterstützung mit strategischem Fokus:

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Geschäftsreisen und Besprechungen

• Interne und externe Abstimmung mit Hotels, Dienstleistern und Fachbereichen

• Eigenständige Fristenüberwachung, Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben

• Erstellung von Präsentationen, Durchführung von Recherchen und Bearbeitung besonderer Themen

• Aufbereitung strategischer Entscheidungsgrundlagen (z. B. Analysen, Präsentationen, Recherchen)

• Unterstützung bei Planung, Strukturierung und Umsetzung strategischer Initiativen und Projekte

• Schnittstellenmanagement zwischen Vorstand, Schlüsselpositionen und Projektteams

• Nachverfolgung von Entscheidungen, Projektfortschritten und Verantwortlichkeiten

• Erstellung, Strukturierung und Redaktion von Strategie- und Entscheidungsvorlagen

Administrative Assistenz und Office-Management:

• Umfassende Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement, Fahrdienst- und Hotelbuchungen

• Abstimmung und Pflege des Jahreskalenders in Zusammenarbeit mit dem VDVI-Sekretariat

• Eigenständiges Kommunikationsmanagement: E-Mail-Vorsortierung und -Vorbereitung, Telefonate in Deutsch, Englisch und ggf. Niederländisch, sowie Postbearbeitung

Buchhaltungs- und Konten- & Dokumentenmanagement:

• Verwaltung von Kreditkartenabrechnungen (für mehrere Personen)

• Verwaltung verschiedener Konten und Durchführung von Überweisungen

• Kontrolle, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen

• Strukturierte Ablage und Vertragsverwaltung

• Protokollführung bei Sitzungen und Terminen

• Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Persönliche & private Unterstützung

• Koordination und Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld

• Organisation steuerlicher, rechtlicher und versicherungsbezogener Themen

• Reise- und Urlaubsbuchungen für die Familie

• Unterstützende Tätigkeiten für weitere Familienmitglieder

• Unterstützung bei der Koordination familienbezogener Termine

• Schnittstellenmanagement zwischen beruflichen und privaten Abläufen (z. B. Dienstleister, Infrastruktur)

2. Unterstützung des gesamten Vorstandsteams & ausgewählter Schlüsselpositionen (Sekretariat)

Administrative und organisatorische Unterstützung    

• Verantwortung für die Terminplanung, Kalenderpflege und Koordination interner sowie externer Meetings des Vorstands sowie ausgewählter Schlüsselpositionen (z. B. HR-Direktion, etc.)

• Organisation von Reisen, Unterkünften und Spesenabrechnungen

• Erstellung, Formatierung und Versand von Korrespondenz, Präsentationen und Dokumenten

• Protokollführung und Nachbereitung interner Abstimmungen und Sitzungen

• Aktenverwaltung, Dokumentenablage und strukturierte Archivierung

• Bearbeitung der ein- und ausgehenden Geschäftspost

• Koordination und Abwicklung der internen Korrespondenz

• Empfang, Betreuung und Kommunikation mit externen Partnern, Gästen und Dienstleistern
  
  

Anforderungen an Qualifikation und Erfahrung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium – idealerweise mit Fokus auf Office Management, Kommunikation oder Hotelmanagement

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion, vorzugsweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene

• Hohes Organisationstalent mit Blick für Prioritäten, Details und Zusammenhänge

• Absolute Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein souveränes Auftreten

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse sind von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und digitalen Tools der Büroorganisation

• Intellektuelle Neugier, schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, auch komplexe Zusammenhänge analytisch zu durchdringen und in handlungsorientierte Empfehlungen zu übersetzen

Kompetenzen & persönliche Eigenschaften

• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten – klar, verbindlich, diplomatisch

• Strukturierte, vorausschauende und pragmatische Arbeitsweise

• Analytisches Denkvermögen und eine hohe Umsetzungskompetenz

• Eigenverantwortliches Handeln mit Loyalität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit

• Fähigkeit, sicher zwischen operativen Aufgaben und strategischer Perspektive zu agieren

• Belastbarkeit, Ruhe und Flexibilität – auch in dynamischen oder sensiblen Situationen

Besonderheiten im Kontext eines Familienunternehmens

• Ausgeprägtes Fingerspitzengefühl im Umgang mit Inhabern, Familienmitgliedern und internen Stakeholdern

• Verständnis für die besondere Balance zwischen familiären Strukturen und unternehmerischer Professionalität

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Gesellschaftern, Familienmitgliedern und langjährigen Partnern auf Augenhöhe

• Bereitschaft, mit Weitblick zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens beizutragen

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van der Valk Deutschland GmbH
Krefelder Str. 169
47447 Moers, Deutschland
Telefon: +49 2841 146 431
E-Mail: kube@vandervalk.de
Ansprechpartner: Frau Mia Kube
Position/Abteilung: Assistenz der Geschäftsführung