Persönliche Assistenz des Vorstands (m/w/d)

Van der Valk ist ein familiengeführtes Unternehmen mit Wurzeln in den Niederlanden – und das bereits seit 1929. Heute sind wir international erfolgreich tätig, mit Standorten in Deutschland, den Niederlanden, Belgien, Frankreich, Spanien und in der Karibik.

In Deutschland ist Van der Valk seit 1986 aktiv und betreibt aktuell fünf Hotels, zwei Ferienresorts, zwei Skihallen, einen Golfplatz sowie eine Wasserski-Anlage. Ergänzt wird unser Portfolio durch drei Kliniken, die auf die Behandlung psychosomatischer Erkrankungen spezialisiert sind – ein wichtiger Bestandteil unseres Engagements im Bereich Gesundheit und Wellbeing.

Was uns auszeichnet? Eine offene, herzliche Atmosphäre, in der Teamgeist großgeschrieben wird, und die Möglichkeit, sich beruflich weiterzuentwickeln. Ob in der Hotellerie, im Freizeitbereich oder im Gesundheitswesen – wir geben jeden Tag unser Bestes für unsere Gäste und für unser Team.

Aufgaben

Geschäftliche Unterstützung

Organisations- und Projektunterstützung mit strategischem Fokus:

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Meetings

• Interne und externe Abstimmung mit Hotels, Dienstleistern und Fachbereichen

• Durchführung von Recherchen und Bearbeitung besonderer Themen

• Aufbereitung strategischer Entscheidungsgrundlagen (z. B. Analysen, Präsentationen, Recherchen)

• Unterstützung bei Planung, Strukturierung und Umsetzung strategischer Initiativen und Projekte

• Schnittstellenmanagement zwischen Vorstand, Schlüsselpositionen und Projektteams

• Nachverfolgung von Entscheidungen, Projektfortschritten und Verantwortlichkeiten

Administrative Assistenz und Office-Management:

• Termin- und Reisekoordination inkl. Erinnerungsmanagement, Fahrdienst- und Hotelbuchungen

• Abstimmung und Pflege des Jahreskalenders in Zusammenarbeit mit dem VDVI-Sekretariat

• Eigenständiges Kommunikationsmanagement: E-Mail-Vorsortierung und -Vorbereitung, Telefonate in Deutsch und Englisch, sowie Postbearbeitung

• Verwaltung verschiedener Konten und Kreditkartenabrechnungen sowie Durchführung von Überweisungen

• Kontrolle, Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen

• Protokollführung bei Sitzungen und Terminen

• Sicherer Umgang mit vertraulichen Unterlagen

Persönliche & private Unterstützung

• Koordination und Abwicklung ausgewählter administrativer Aufgaben im persönlichen Umfeld

• Reise- und Urlaubsbuchungen für die Familie

• Unterstützende Tätigkeiten für weitere Familienmitglieder

• Unterstützung bei der Koordination familienbezogener Termine

• Schnittstellenmanagement zwischen beruflichen und privaten Abläufen (z. B. Dienstleister, Infrastruktur)
  
  

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium - idealerweise mit Fokus auf Office Management, Kommunikation oder Hotelmanagement

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, vorzugsweise auf Vorstands- oder Geschäftsleitungsebene

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; Niederländischkenntnisse sind von Vorteil

• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) und digitalen Tools der Büroorganisation

• Ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten sowie hohes Organisationstalent mit Blick für Prioritäten, Details und Zusammenhänge

• Eigenverantwortliches Handeln mit Loyalität, Sorgfalt und Zuverlässigkeit

• Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und ein souveränes Auftreten

Besonderheiten im Kontext eines Familienunternehmens

• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Gesellschaftern, Familienmitgliedern und langjährigen Partnern auf Augenhöhe

• Verständnis für die besondere Balance zwischen familiären Strukturen und unternehmerischer Professionalität

• Bereitschaft, mit Weitblick zur nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens beizutragen

Wir bieten

• Vielfältige Aufgaben: Übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Unterstützung unseres Vorstands – von der strategischen Projektbegleitung bis zur Organisation des täglichen Geschäftsbetriebs.

• Verantwortung & Vertrauen: Arbeiten Sie eng mit dem Vorstand zusammen, übernehmen Sie eigenständig die Planung, Koordination und Nachverfolgung wichtiger Themen und agieren Sie als verlässliche Ansprechpartnerin bzw. verlässlicher Ansprechpartner in allen organisatorischen Belangen.

• Weiterentwicklungsmöglichkeiten: Wir fördern Ihre berufliche und persönliche Entwicklung und den Ausbau Ihrer Kompetenzen.

• Attraktive Vergütung & Benefits: Leistungsgerechte Vergütung, kostenlose Verpflegung während der Arbeitszeit, vergünstigte Übernachtungen und Speisen für Sie, Familie & Freunde.

• Mitarbeiterbenefitsapp: Mit unserer App haben Sie Zugriff auf exklusive Vorteile, Sonderangebote und Services, die Ihren Arbeitsalltag und Ihre Freizeit bereichern.

• Teamkultur: Ein motiviertes, freundliches Team, das Sie unterstützt und Zusammenhalt großschreibt.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!
Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Unterlagen - inklusive Ihrer Gehaltsvorstellung und dem frühestmöglichen Eintrittstermin - über unser Bewerbungsportal zu.

Wir freuen uns darauf Sie kennenzulernen!

Van der Valk Deutschland GmbH
Krefelder Str. 169
47447 Moers

Ansprechpartner: Mareike Brüger - HR-Direktorin Deutschland

E-Mail: recruiting@vandervalk.de